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Date de publication : 13.05.2024
Comment signer des factures électroniques avec un certificat numérique ?
La facture électronique est devenue un outil fondamental dans le domaine économique et commercial. Ce qui montre la grande importance de disposer d’un certificat numérique ou d’une solution de signature numérique.
Chez CertEurope, nous avons pu constater que son adoption et son importance ont considérablement augmenté ces dernières années, ainsi que son utilisation, qui ne cesse de croître.
Dans un avenir proche, la facture électronique ne sera pas seulement un choix stratégique pour les entreprises, mais deviendra également une obligation légale.
En effet, l’obligation d’émettre des factures électroniques se fera :
- Le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI),
- Le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
Cette évolution du paysage fiscal et économique a un impact significatif sur la manière dont les documents financiers sont gérés.
La facturation électronique rationalise non seulement le processus de facturation, mais offre également des avantages en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de durabilité environnementale. Un élément fondamental de ce processus est la signature numérique de la facture électronique, qui garantit l’authenticité et l’intégrité du document dans l’environnement numérique.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique est un document commercial au format numérique qui enregistre une transaction concernant des biens ou des services.
Il est important de savoir que la facture électronique équivaut à sa version papier en format numérique. Elles partagent la même validité légale, soumises à des exigences et informations obligatoires similaires.
Lorsque nous générons une facture électronique, nous créons un fichier numérique. Tout comme une facture traditionnelle elle fait office de preuve légale d’une transaction d’achat ou de vente. La grande différence est que la facture électronique est créée et transmise électroniquement, ce qui simplifie les processus commerciaux en plus d’aider l’environnement, car l’impression papier n’est plus nécessaire.
La facturation électronique revêt une importance croissante dans les contextes numériques. D’autant plus lorsqu’il s’agit de générer des factures pour des organismes gouvernementaux, de justifier des dépenses ou de partager nos relevés avec l’administration fiscale.
Conditions requises pour une facturation électronique
Conditions requises pour une facturation électronique
Pour qu’une facture électronique soit pleinement valide et légalement reconnue, elle doit répondre à une série d’exigences essentielles qui garantissent à la fois son intégrité et son authenticité.
1. Intégrité des documents
Il est essentiel que le document conserve son intégrité depuis son émission jusqu’à sa réception par le destinataire.
Cela implique que toute modification ou altération ultérieure à la signature électronique de l’émetteur doit être détectable et évitée. De cette manière, toute tentative de répudiation de la facture par le client ou le destinataire est bloquée.
2. Lisibilité pour le destinataire
La facture électronique doit être parfaitement lisible pour le destinataire. Cela garantit que le contenu du document est compréhensible et accessible sur différents appareils et plateformes.
3. Authenticité de l’origine
Le document électronique doit être en mesure d’établir clairement l’identité de celui qui émet la facture ainsi que du fournisseur des biens ou services. Cette preuve d’authenticité est assurée par l’intégration de la signature numérique de l’émetteur, agissant comme un sceau de garantie quant à l’origine du document.
4. Consentement du destinataire
Avant d’envoyer une facture électronique, il est nécessaire d’obtenir le consentement explicite du destinataire pour recevoir le document sous format électronique.
Malgré l’adoption croissante de la facturation électronique, les consommateurs ont toujours le droit de choisir de recevoir des factures papier s’ils le souhaitent. L’accord préalable du destinataire est donc une condition fondamentale.
5. Conformité réglementaire
Il est crucial de s’assurer que la facture électronique est conforme aux réglementations fiscales et légales spécifiques de chaque pays.
Ces réglementations peuvent varier, il est donc important de rester informé et d’adapter votre système de facturation électronique aux exigences légales locales. Assurer le respect de ces normes est crucial non seulement pour assurer la légitimité de la facture électronique, mais aussi pour instaurer un climat de confiance dans les échanges commerciaux numériques, ce qui encourage son adoption et son acceptation par les acteurs impliqués, qu’ils soient émetteurs ou destinataires.
Éléments d'une facture électronique
Éléments d'une facture électronique
Une facture électronique, comme son équivalent papier, ne sera considérée comme juridiquement valable que si elle comprend les données requises et répond aux exigences de facturation nationales.
En effet, la plupart des éléments qui composent une facture électronique ressemblent largement aux exigences d’une facture au format physique :
1. Numérotation unique et consécutive
Chaque facture doit porter un numéro unique et séquentiel qui permet son identification précise, évitant toute ambiguïté dans la référence
2. Date d’émission
Cette date marque le moment où la facture électronique est générée et émise, fournissant un enregistrement chronologique de la transaction commerciale.
3. Données d’identification fiscale
Tant l’émetteur que le destinataire de la facture, doivent fournir de manière claire et complète leurs données fiscales pour une identification et une traçabilité correcte de l’opération.
4. Description détaillée
Dans cette section, il est impératif que la nature des biens ou des services échangés soit décrite de manière détaillée, fournissant ainsi avec clarté les détails sur la transaction.
5. Assiette fiscale
Ce chiffre représente le montant total de la transaction, hors taxes ou frais éventuels.
6. Taux d’imposition
Ici sont établis les impôts appliqués et leurs taux respectifs, ce qui est fondamental pour un calcul correct des obligations fiscales.
7. Montant total
Ce montant reflète le total à payer, incluant les taxes et tout autre concept lié à la transaction.
Cependant, il est important de souligner que dans un avenir proche, avec l’entrée en vigueur de la réglementation sur la facturation, de nouveaux éléments pourraient apparaître qui devront être intégrés dans les factures électroniques.
Parmi les propositions d’ajout figurent :
- Phrase de vérification (CSV) : une déclaration qui certifie l’authenticité et la validité de la facture, en référence au siège électronique de l’administration fiscale, dans le but de renforcer la transparence et la sécurité des opérations commerciales,
- Statut d’encaissement/paiement : informations mises à jour pour obtenir une meilleure visibilité sur la situation financière de la transaction,
- Codes QR et codes alphanumériques : c’est-à-dire des outils qui accélèrent la lecture et l’accès rapide aux données contenues dans la facture électronique, optimisant ainsi l’expérience utilisateur.
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