L’ensemble des actions menées sur un document détermine l’étape où il se situe dans son cycle de vie :

• La création d’un document numérique peut être automatique ou manuelle. Le document peut être directement sous format électronique ou être une copie d’une version papier par numérisation. A ce stade, l’horodatage certifie la date de création du document et peut servir de preuve d’antériorité ou preuve de respect des délais légaux.
• Gérer un document numérique englobe la gestion de droits d’accès, son authenticité et son évolution. Les deux dernières sont les plus concernées par l’horodatage. En effet, l’authenticité d’un document numérique est garantie par une signature électronique associée à un horodatage. La non-altération du document est cautionnée par le jeton d’horodatage qui le scelle. Par ailleurs, l’horodatage est important dans le traçage de l’évolution d’un document parce qu’il permet de déterminer le moment lié à chaque modification effectuée et de conserver l’intégrité des versions antérieures. Il permet donc d’avoir un historique des modifications subies par le document.
• Puis, lors de la diffusion d’un document numérique, le destinataire doit être certain qu’il a reçu la version recherchée et que le document est authentique. L’horodatage trace les actions menées sur le document et le protège contre toute éventuelle altération. Par ailleurs, il sert d’accusé de réception opposable lorsqu’il est effectué par une autorité d’horodatage.
• Enfin, lors de la conservation des documents numériques, l’horodatage d’un document permet de respecter les délais légaux d’archivage d’un document. Il prémunit contre la destruction des documents avant les périodes d’archivage légal et protège ainsi des conflits avec la justice.

Ainsi, l’utilisation de l’horodatage est importante pour tracer les événements attachés au cycle de vie d’un document numérique.