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Comment mettre en place le BPE - bulletin de paie électronique ?
La dématérialisation des échanges dans les entreprises se démocratise. Mais à y regarder de plus près, la route sera encore longue avant de pouvoir parler de généralisation.
Le bulletin de paie électronique (BPE) est un bon exemple de cette situation. Afin de simplifier et d’alléger les procédures inscrites dans le Code du travail, le bulletin de paie dématérialisé a été rendu légal le 12 mai 2009.
La loi autorise ainsi un employeur à remettre au salarié son bulletin de paie sous forme électronique. Cela a condition d’obtenir son accord et de garantir l’intégrité des données. Dans ce domaine, la France est en retard par rapport à de nombreux pays européens. Le BPE a pourtant de nombreux avantages qui jouent en sa faveur.
Le taux de dématérialisation des bulletins de paie en France est de 15%, contre 95% en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne et 54% en Belgique. Le BPE est pourtant annoncé depuis plus de 10 ans. Mais ce n’est qu’en 2009 que les salariés ont pu bénéficier d’un cadre légal plus protecteur vis-à-vis de la dématérialisation de leurs fiches de salaire. Cela fait suite à la loi n°2009-526 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures. Cependant, ce texte n’autorisait pas une entreprise à imposer cette solution. Elle devait obtenir l’accord préalable de ses collaborateurs.
Pourquoi mettre en place le bulletin de paie électronique – BPE ?
Pourquoi mettre en place le bulletin de paie électronique - BPE ?
De nouveaux textes pour favoriser l’adoption du bulletin de paie électronique
Malgré certaines avancées juridiques, le bulletin de paie papier continue pourtant de faire de la résistance sur le territoire français. A partir du 1er janvier 2017, de nouveaux textes vont permettre aux entreprises privées comme au secteur public de généraliser ce système.
Et c’est l’administration qui ouvre la marche avec un décret du 3 août 2016. Au 1er janvier 2020 au plus tard, les bulletins de paie des agents civils de l’Etat, des magistrats et des militaires devront être mis à disposition des intéressés. Ils le seront sous forme électronique, dans un espace numérique propre, créé et administré par la Direction générale des finances publiques.
Pour les entreprises, les nouveautés se trouvent dans la loi Travail publiée le 9 août 2016 au Journal officiel après sa validation par le Conseil constitutionnel. A partir du 1er janvier 2017 et sauf opposition du salarié, un employeur pourra « procéder à la remise du bulletin sous forme électronique ». Cela peut se faire par email et/ou via le futur compte personnel d’activité (CPA). En revanche, si le salarié en fait la demande, son employeur aura l’obligation de lui remettre une version papier.
Les avantages du bulletin de paie électronique – BPE
Les avantages du bulletin de paie électronique - BPE
Sur le principe, le bulletin de paie électronique (BPE) comporte de nombreux avantages pour les entreprises et leurs salariés :
- Il permet de réduire le papier et les coûts liés à sa transmission (impression, affranchissement, etc), une économie non négligeable. Un rapport gouvernemental estime que « la dématérialisation du bulletin de salaire occasionne des économies immédiates de l’ordre de 33 à 67% ».
- Il n’est pas falsifiable car il est signé électroniquement.
- Il est plus facile à conserver car il occupe moins de place et est à l’abri des pertes et destructions (en cas de sinistre, de déménagement, de maladresse).
- Il facilite les interactions avec les administrations ou autres entités exigeant la production des bulletins de paie.
- Il permet une meilleure utilisation des ressources humaines : au lieu de se consacrer à des tâches comme la mise sous pli, le classement des documents, les salariés chargés de la gestion des bulletins de paie peuvent ainsi se recentrer sur des activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
- Le BPE véhicule une image de modernité.
- Il constitue un atout à l’heure où l’on incite les entreprises à être éco-responsables.
BPE – Des économies à la clé
Le certificat SSL est un « document numérique » permettant d’authentifier une clé publique. C’est-à-dire prouver qu’elle appartient bien à une personne ou à une entité connue.
Un certificat associe donc une clé publique à une identité. Cette identité peut être celle :
- D’une personne physique (on parle de certificat individuel) permettant par exemple à son titulaire de sécuriser son e-mail.
- D’une machine (comme un serveur web). On parle alors de « certificat serveur ». Il s’utilise par la machine titulaire afin de prouver son identité aux clients qui souhaitent établir une connexion sécurisée avec elle.
Ainsi, un certificat numérique SSL fonctionne sur le même principe qu’une pièce d’identité classique. Les informations qu’il contient se certifie par l’Autorité de Certification (AC). Celui-ci signe le certificat avec sa clé privée de telle sorte que quiconque disposant de la clé publique de cette AC est en mesure de vérifier l’authenticité de chaque certificat délivré.
Les navigateurs Web intègrent nativement une liste de certificats provenant de différentes Autorités de Certification selon des règles internes définies par les développeurs du navigateur. Notons que depuis 2014, pour assurer l’inviolabilité des informations chiffrées, la taille minimum de la clé privée de signature doit être de 2048 bits.
Comment mettre en place un meilleur serveur web
Comment mettre en place un meilleur serveur web
Lorsqu’une personne physique ou morale souhaite mettre en place un serveur web utilisant une communication HTTPS sécurisée par SSL/TLS, elle génère une clé publique, une clé privée puis envoie à l’une de ces Autorités de Certification une demande de signature de certificat (en anglais CSR : Certificate Signing Request) contenant sa clé publique ainsi que des informations sur son identité (coordonnées postales, téléphoniques, email…).
Après vérification de l’identité du demandeur du certificat par une Autorité d’Enregistrement (AE), l’Autorité de Certification signe le CSR grâce à sa propre clé privée qui devient alors un certificat puis le transmet en retour à la personne qui en a fait la demande.
Le certificat ainsi retourné sous forme de fichier informatique s’intègre dans le serveur web du demandeur. Lorsqu’un utilisateur se connecte à ce serveur web, celui-ci lui transmet à son tour le certificat fourni précédemment par l’Autorité de Certification.
Mise en place du bulletin de salaire en ligne ?
Mise en place du bulletin de salaire en ligne ?
Dématérialisation et cycle de vie du bulletin de paie
La mise en place du bulletin de paie électronique dans les entreprises pose plusieurs questions.
- Obtention du consentement – La remise d’un bulletin de salaire en ligne ne peut s’effectuer que si le salarié y a préalablement consenti. Cela signifie d’abord que l’employeur doit trouver une manière de recueillir ce consentement sans contestation possible. En effet, la loi n’explicite pas les modalités de recueil. Avenant au contrat de travail, procédure dématérialisée avec signature électronique ? Par ailleurs, le consentement est obtenu de manière individuelle. Cela signifie que la plupart du temps, il y aura coexistence au sein d’une même entreprise d’un dispositif papier et d’un dispositif électronique.
- Remise du bulletin de paie – Sauf disposition contraire, chaque employeur est libre de décider des modalités de remise du bulletin de salaire. Qu’il s’agisse de le donner en main propre ou de l’envoyer par courrier. Dans le cas du BPE, la loi ne spécifie pas non plus sous quelle forme le bulletin doit être transmis. Cela qui crée un flou pour les entreprises : envoyer le bulletin de paie par e-mail est-il suffisant ? Comment s’assurer de l’intégrité du document pour qu’il ne puisse pas être falsifié ?
- Archivage – Le bulletin de paie fait partie des documents que l’on doit conserver à long terme. Le salarié doit le garder de manière illimitée tandis que l’entreprise a l’obligation légale de le conserver durant au moins cinq ans, une exigence inscrite dans le Code du Travail et dans celui de la Sécurité Sociale. L’archivage pose d’autres questions : comment assurer un stockage sécurisé des bulletins de paie en préservant la confidentialité requise ? Comment garantir leur lisibilité dans le temps en dépit des changements technologiques ? Quelles procédures mettre en place pour veiller à la pérennité des documents quel que soit le devenir de l’entreprise ?
Comment proposer le bulletin de salaire en ligne ?
Comment proposer le bulletin de salaire en ligne ?
Les solutions technologiques existent et répondent à toutes ces questions :
- On peut garantir l’intégrité des données en signant électroniquement le BPE avec un certificat électronique délivré par un Tiers de Confiance comme CertEurope – An InfoCert Company.
- L’employeur peut assurer la conservation du bulletin de salaire électronique en toute confidentialité en le mettant à la disposition du salarié dans un espace personnel de stockage sécurisé en ligne. Appelé « coffre-fort numérique », ce dispositif garantit l’archivage sur le long terme des documents. On peut marquer chacun d’entre eux à l’aide d’un jeton d’horodatage : comparable au cachet de la poste, il permet de prouver que le document a été mis à disposition à une date précise dans le coffre-fort.
Comment favoriser le passage au bulletin de salaire en ligne ?
Comment favoriser le passage au bulletin de salaire en ligne ?
Le bulletin de paie français reste plus complexe que celui de nos voisins européens. Il peut atteindre 50 lignes là où il n’en fait que 15 en Allemagne. Un vaste chantier de réflexion s’engage afin de le simplifier. La question de la dématérialisation va de pair avec cette volonté de clarifier et d’alléger les procédures administratives.
Les technologies existent et sont accessibles en terme de coûts et d’implémentation. Elles permettent à la fois d’apporter les garanties juridiques exigées par la loi mais offrent aussi un dispositif sécurisé, pérenne et facile d’accès aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. Une manière, sans doute, d’installer la confiance nécessaire à une dématérialisation réussie. Comme toujours dans les processus de dématérialisation, les utilisateurs apprécient…
Pour aller plus loin
Pour aller plus loin
L’AFNOR a créé des normes qui préconisent de bonnes pratiques, tant sur le plan technique que fonctionnel.
La norme Z 42-013 : elle vise à favoriser l’archivage et les échanges de fichiers en assurant leur traçabilité et leur intégrité.
La norme Z 42-025 : elle définit les processus à mettre en place pour recueillir le consentement du salarié, créer le bulletin de paie électronique, le remettre et le conserver.
La FNTC (Fédération des Tiers de Confiance) a également rédigé des guides sur le BPE à l’attention de l’employeur et du salarié.
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